电子档案管理在劳动保障工作中的应用

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摘要：概述 劳动保障是指以保护劳动者的基本权益所采取的一切措施和行为的总和。通过计算机磁盘等设备对在劳动保障过程中产生的具有保存价值的档案资料进行存储，这是与纸质档案相对

概述

劳动保障是指以保护劳动者的基本权益所采取的一切措施和行为的总和。通过计算机磁盘等设备对在劳动保障过程中产生的具有保存价值的档案资料进行存储，这是与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件的集合。劳动保障电子档案通常以案卷为单位。

1 劳动保障电子档案特点

1.1 信息存储的高密度

从电子档案的日常存储的介质来看，主要包括磁盘、软盘、光盘，这些介质具有很高的信息存储密度。以普通的磁盘为例，一张3.5英寸磁盘可容纳1.44兆字节的存储量，换算成汉字多达72万个。而光盘的存储容量就更大，一张CD-ROM光盘的容量为650兆字节，可存储约350万页纸质档案的文字信息量。

1.2 存储内容的不稳定

与纸质档案相比，电子档案的存储内容容易被修改、损坏，且不易被察觉。即便是声像档案资料也可利用音纹鉴定技术对其是否被修改进行鉴定，而电子档案的修改则可以做到“不留痕迹”。此外，光盘、磁盘、软盘对存储的环境要求较高，外界的强磁、高温、高湿都会对其使用寿命产生不利影响，最终会直接影响存储信息内容的稳定性。

1.3 信息读取的非直读

与纸质档案的直读性相比，电子档案由于存储于专门的磁盘、光盘等介质，是以数字编码的形式将档案信息内容存储于特定介质载体上，肉眼是无法直接分辨和读取的，必须要借助计算机或者其他专门的信息阅读软件，才可以读取相关信息。此外，为确保电子档案信息内容安全，常对其作编码、加密处理，需要后期解码、解密后方可读取。

1.4 设备软件的依赖性

电子档案离开计算机及其相关的操作软件，将无法进行有效的读取、利用。换言之，离开计算机及专门的软件系统，电子档案信息的识别、生成、传递将难以为继。这种设备软件的依赖性表现在多个方面，既有对硬件的依赖性，也有软件和相关设备及加密技术的依赖性，这些设备在提升电子档案管理效率的同时，也使得信息与载体之间密不可分，具有强烈的依赖性。

1.5 档案载体的分离性

传统的纸质档案，档案信息与承载其载体的纸张间密不可分，成为不可分离的整体，一旦改变这种整体性，就会被认为是复制品，也就失去了档案的真实属性。而电子档案与其存储的载体是可分离的，这也是保证电子档案得以长期保存的重要条件，即，通过适时的信息迁移（将电子档案信息从某一硬件配置转移至另一种配置）或者“刷新”来保证电子档案的长期保存。随着信息技术的更新换代，要实现电子档案的长期保存势必需要经常性地从一种存储设备中向另一种一存储中进行信息迁移、转递，是信息与载体间“脱离-结合-再脱离-再结合”的动态过程。

2 电子档案在劳动保障工作中的优势

将电子档案管理模式应用于劳动保障中，具有积极的现实意义。突出表现在：

2.1 提升劳动保障工作效率

劳动保障涉及劳动者权益的各个方面，而档案又具有凭据性、真实性，在维护劳动者权益保障方面离不开档案的支持。电子档案管理，改变了传统的纸质档案管理模式，实现了劳动保障档案电子化、信息化，档案查询、利用突破了时间、空间的限制，极大地提升了档案管理工作的效率。通过快速、精准地查阅劳动保障电子档案信息，可以在第一时间里为劳动者合法权益的保障和实现提供有力支撑。

2.2 便于劳动保障实际应用

传统的纸质档案管理模式下，信息的读取完全依靠人力，效率低、精准度不高，将劳动保障档案进行电子化管理，借助计算机技术的应用，增强了劳动保障档案信息在不同群体之间的传输和应用，无论是用人企业，还是用工监管部门，还是劳动者本人，均可以快速地查阅到所需的档案信息，便于在开展劳动权益保障时的实际应用。

2.3 扩大劳动保障社会影响

一直以来，传统的劳动保障档案管理模式下的档案信息主要应用于劳动保障部门，社会利用率低，知晓度低，许多劳动者权益被损时不清楚通过何种渠道调阅相关材料。而将传统的纸质档案进行电子化管理，利用计算机网络系统的应用，能够扩大劳动保障档案的社会影响力，在解决劳动者权益争端时发挥重要作用。

3 劳动保障档案电子化管理面临的问题

3.1 思想上不够重视

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文章来源：《劳动保障世界》 网址: http://www.ldbzsjzz.cn/qikandaodu/2020/0912/426.html

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